员工人事档案的重要性我认为可以不用多说了，刚刚开始接触HR行业的新手对员工人事档案管理一事应该也是了如指掌。所以直奔主题，聊一聊如何才能做好员工人事档案管理。
员工人事档案管理是HR的基础工作，它为员工薪资调整、绩效考核、招聘录用、员工升降、背景调查、JD编写修改等工作提供了原始依据，更是规避人事风险而只能不断完善的工作。
一、员工人事档案的管理内容
1、员工基本信息登记通常包括但不限于：
姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、*、紧急联系人姓名地址单位*、入职时间、项目经历、家庭情况，某些情况下可能会包括五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等等，根据不同企业的岗位特征与行业特征还会不同内容的选择;这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写(例如：入职员工基本信息表、入职登记表等)，还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情况。
此类信息电子扫描档与原件均需要有，以防止原件丢失、破损、被盗窃、被毁损等情况出现;需注意，员工本人签字确认提供的信息属实(如不属实，公司可解除劳动合同)。
2、员工入职相关审批文件包括但不限于：
入职审批表、薪酬确认函、试用期岗位职责与目标计划等;入职面试测评量表、面试评价表、新员工提供的以前工作成果文档(如需要)等;
3、员工各类证件包括但不限于：
身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等;这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。
4、员工各类在职资料包括但不限于：
入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用(实习)工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函(开始入职没有签署)、转正申请、每年度工作总结等;此类档案建议最好保留原件与扫描件各一份，均在HR部门，电子档主要是查阅与调取方便;需注意，所有的此类文件均要有员工本人签字;
5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表通常包括但不限于：
入职培训、制度类会议签到表、新员工培训计划书、任何一种形式的在职培训签到记录表、每一次培训心得、培训考试成绩，无论内外训都要有员工签字确认的履历表，岗位职责及要求(入职、调整)、岗位激励机制(薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力评估等);通常此类表格建议部门与HR部门各执一份，HR部门为原件与电子档，用人部门可以用复印件与电子档;需注意，所有的此类文件均要有员工本人签字;
6、员工在企业里的岗位异动记录包括但不限于：
转正、调岗、晋升、降级等通知、公告、人事任务命书、解除劳动合同证明文件等;电子档与纸档各执一份。
7、员工调薪、奖惩记录所有调薪以及奖惩需要有记录，均要有员工确认，无论线上OA流程备案抑或纸档流程，如果是纸档，须再保存一份电子档，此类档案很关键。
8、劳动合同及保密协议等相关文件此条不需多做解释。以上列出的是我能想到的，还是那一句老生长谈，企业需要结合自身特征进行调整以及增补。
二、管理员工人事档案必须GET的几个点：
1、员工人事档案决不是入职后就再也不动了员工人事档案是一个动态管理过程，需要及时更新。例如：员工住址、紧急联系人等类的基础信息，我经常遇见HR和我吐槽员工突然消失了，不来了，找紧急联系人电话说早就离婚了，(捂脸)也出现过电话变更找不到人的情况;除基础信息外还有员工各种在职信息：调岗、晋升、调薪依据、绩效反馈表、奖惩记录等等这些都是在进行动态管理，只要员工的信息有变更，员工人事档案就应该实时更新，否则就失去员工人事档案的意义，一旦风险发生不要总跑去问专家，没有考核怎么与员工解除劳动合同了。
2、需要有管理机制每一份员工人事档案都需要按正规的档案管理流程与机制来进行。包括归档流程设计、归档机制及制度，员工查阅或出借流程与管理、出具证明材料流程与机制、定期检查与抽查机制、保管责任及奖惩、销毁管理等。
例如：归档按何种标准进行归档，必须提供的是哪些材料、电子档以什么形式进行保存，需要做到什么标准、几天之内必须归档完毕，有哪些材料需要归档，在事件发生后多长时间需要进行归档;平时检查人是谁，谁有权利检查或抽查、抽查时间与频次、员工查阅或出借是什么人审批，流程如何，出具证明材料审批人与流程等等。
总结：
员工人事管理档案极为重要，必须重视，原因在于：
1、可降低用工风险，提升胜述率;
2、为其他人事管理工作提供重要依据;
3、公司人事管理提供风险评估的依据。
针对最后一条，我想说，你们企业有没有做过劳动用工风险评估呢?就是在你现在的情况下，有多少机率在产生仲裁时发生败述?或者有多少可能性发生劳动争议?在发生后有多少证明文件可以保护企业?员工人事档案管理做到细处做到实处会大大加强员工关系管理的力度。良好的员工档案管理就是要保证有痕迹、有证据、有持续动态、全且细。
